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Codice Etico

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INTRODUZIONE

II presente Codice Etico (di seguito anche: il “Codice”) è stato adottato da C.I.S. S.r.l. (di seguito, “C.I.S.” o la “Società”), mediante formale approvazione
con delibera del Consiglio di Amministrazione del 26 Marzo 2010. II Codice individua e raccoglie i principi etici e i valori di C.I.S. che devono ispirare, al di
là ed indipendentemente da quanto previsto da norme di legge, condotte e comportamenti di coloro che operano con la Società sia all’interno sia
all’esterno dell’organizzazione aziendale, quali, a titolo puramente esemplificativo, gli amministratori, i dipendenti, i consulenti, gli agenti, i partner commerciali, gli azionisti.

II Codice rappresenta altresì un elemento essenziale del modello di organizzazione, gestione e controllo previsto e disciplinato dal D.Lgs. n. 231/2001, in quanto integra tale modello sul piano dell’espressione e comunicazione dei valori e delle regole di comportamento ritenuti fondamentali per la Società.

Il suddetto approccio aumenterà ulteriormente la credibilità della Società nei confronti dell’intero contesto di azione economica in cui essa opera,
trasformando questa credibilità anche in un possibile vantaggio competitivo.

PREMESSA

C.I.S. è un’azienda che opera nel settore della ristorazione come ingrosso di forniture di beni durevoli e di consumo.Al fine di ottenere il massimo risultato operativo possibile è indispensabile che si operi nel pieno rispetto delle leggi e dei principi di chiarezza e trasparenza.

La Società, operando da anni in un contesto di concorrenza a livello nazionale, riscuote il rispetto tanto dei propri clienti quanto delle altre aziende operanti nel
medesimo settore economico, per le proprie indiscusse e riconosciute capacità professionali. Tale immagine va sempre più consolidata e, se possibile, ulteriormente implementata, al fine di rispondere in maniera adeguata alle sempre maggiori esigenze provenienti dal mercato.

Pertanto, uno dei più importanti impegni che la Società intende assumere nei confronti di se stessa nonché di tutti coloro che operano con la medesima, sia
all’interno che all’esterno dell’organizzazione aziendale, è rappresentato dal raggiungimento di elevati livelli di integrità e onestà.

Con l’adozione di questo codice di comportamento etico, la Società si propone il perseguimento del suddetto obiettivo: le norme ivi contenute, infatti, saranno oggetto di controllo da parte del Consiglio di Amministrazione, affinché tutti i collaboratori della stessa tengano un comportamento corrispondente.

La Società si impegna a diffondere il contenuto di questo Codice a quanti entreranno in relazione con essa.

I VALORI AZIENDALI

Riteniamo di poter riassumere nei seguenti termini i valori che ispirano la gestione della nostra azienda, sia a livello di principio che declinati nell’operatività quotidiana:

  • Tutela della persona;
  • Equità ed eguaglianza;
  • Comportamento eticamente corretto e conforme alle norme di Legge;
  • Lealtà;
  • Riservatezza delle informazioni;
  • Rispetto degli interessi di ogni interlocutore;
  • Professionalità;
  • Protezione della salute e dell’ambiente;
  • Correttezza nei rapporti con la Pubblica Amministrazione;
  • Concorrenza leale.

Conformità a leggi e regolamenti

Il presente Codice Etico si applica a tutti i rami della attività. L’integrità morale rappresenta per C.I.S. non solo un dovere costante per tutti coloro che, a vario titolo, lavorano per l’azienda, ma rappresenta altresì un fondamentale criterio a cui orientare la propria attività commerciale e le proprie scelte di sviluppo.

Diffusione e osservanza del Codice Etico

La Società a mezzo delle funzioni e risorse a ciò dedicate, cura e favorisce costantemente la diffusione del presente Codice Etico, affinché tutti coloro che intrattengono rapporti con essa conoscano questi standard aziendali e ne comprendano contenuti e finalità.

I soggetti sopra indicati, quali amministratori, dipendenti, collaboratori, partner commerciali e finanziari, clienti, fornitori, sono pertanto tenuti a conoscere le disposizioni contenute nel Codice nonché a rispettarle, così contribuendo alla loro attuazione e promozione, segnalando eventuali carenze e violazioni di cui
siano venuti a conoscenza.

Il personale della Società potrà comunque, in qualunque momento, chiedere ai propri superiori consigli e chiarimenti sui contenuti del Codice Etico e sulle
mansioni ad essi attribuite.

NORME E STANDARD DI COMPORTAMENTO

Dignità, salute, sicurezza e pari opportunità sul lavoro

La Società tutela la dignità, salute e sicurezza sul lavoro, attraverso l’applicazione di tutte le normative vigenti in materia. La Società, essendosi sempre distinta nel campo della protezione della salute umana e della difesa dell’ambiente, promuove e protegge la salute dei propri collaboratori.

La Società è impegnata a offrire e garantire le pari opportunità di lavoro senza alcuna distinzione basata su etnia, religione, opinioni, nazionalità, sesso, condizioni fisiche, età, condizioni sociali, sulla scorta e in conformità di quanto previsto dalla Carta Costituzionale della Repubblica Italiana.

Le politiche di selezione

Al fine di contribuire allo sviluppo degli obiettivi di impresa, assicurando che tali obiettivi siano da tutti perseguiti nel rispetto dei principi etici e dei valori cui C.I.S. si ispira, quest’ultima promuove una politica aziendale diretta a selezionare ciascun dipendente, consulente, collaboratore a vario titolo proprio sulla scorta dei valori e delle caratteristiche sopra precisati al precedente punto.

Lo sviluppo delle professionalità

In particolare, la Società cura la formazione tecnica, professionale ed umana dei citati dipendenti, consulenti e collaboratori, in modo tale che gli stessi possano aumentare le proprie qualità professionali nel pieno rispetto dei valori indicati in precedenza.

Il suddetto risultato viene perseguito mediante l’adozione di una politica basata sul riconoscimento dei meriti e delle pari opportunità, nonché prevedendo specifici programmi diretti all’aggiornamento professionale e all’acquisizione di maggiori competenze sotto il profilo tecnico.

CONFLITTO DI INTERESSI

Interessi aziendali e individuali

Tra C.I.S. e i propri dipendenti, consulenti e collaboratori sussiste un rapporto di piena fiducia nell’ambito del quale i medesimi sono tenuti a utilizzare i beni dell’impresa e le proprie capacità professionali per il conseguimento dell’interesse societario, in conformità ai principi fissati nel presente Codice.
In tale prospettiva gli amministratori, i dipendenti e i collaboratori a vario titolo di C.I.S. devono astenersi da qualunque situazione e/o attività che possa contrapporre un interesse personale a quelli della Società o che possa interferire, negativamente, nella capacità di assumere - in modo imparziale ed obbiettivo - decisioni nell’interesse dell’impresa.

Prevenzione dei conflitti di interesse

Allo scopo di evitare situazioni, anche solo potenziali, di conflitto di interesse, C.I.S. richiede ai propri amministratori, dipendenti e collaboratori al momento di assegnazione dell’incarico o di avvio del rapporto di lavoro di non essere in condizione di conflitto di interesse tra il singolo e la Società.
C.I.S. richiede, altresì, a chiunque abbia notizia di situazioni di conflitto di interessi di darne tempestiva comunicazione al Presidente del Consiglio di
Amministrazione, soggetto a cui viene assegnato il compito di accertare la corretta applicazione del Codice Etico.

LE INFORMAZIONI AZIENDALI

Definizione e obbligo di riservatezza

La riservatezza delle informazioni rappresenta un rilevante bene che C.I.S. tutela anche attraverso i propri collaboratori. Tutti coloro che operano, a qualunque titolo per conto della società, sono tenuti a mantenere la massima riservatezza - evitando quindi di divulgare o richiedere indebitamente notizie - sui documenti, know how, sulle operazioni aziendali e, in generale, su tutte le informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa.

In particolare, si intendono per informazioni riservate, a puro titolo esemplificativo: le informazioni tecniche relative a prodotti, procedure, nuove strategie commerciali, vendite, i programmi d’acquisto, relazioni sulle entrate, informazioni finanziarie e amministrative e notizie coperte da specifico segreto.

Costituiscono, infine, informazioni riservate tutte le notizie apprese nello svolgimento di attività lavorative, o in occasione delle medesime, la cui diffusione ed utilizzazione possa cagionare un pericolo o un danno alla Società e/o un indebito vantaggio economico per chi operi, a qualsiasi titolo, per conto della società.

PROCEDURE OPERATIVE E DATI CONTABILI

Osservanza delle procedure

Orientando la propria attività sulla scorta dei valori previsti nel presente Codice, C.I.S. intende apprestare elevati standard di controllo affinché gli Amministratori, in particolare gli Amministratori esecutivi, i dipendenti, consulenti, collaboratori e tutti coloro che intrattengono a qualsiasi titolo rapporti con C.I.S., ciascuno nell’ambito delle rispettive competenze e funzioni, siano tenuti alla rigorosa osservanza delle procedure previste dai protocolli.

In particolare, le procedure aziendali devono disciplinare lo svolgimento di ogni operazione e transazione, di cui devono potersi rilevare la legittimità, l’autorizzazione, la coerenza, la congruità, la corretta registrazione e la verificabilità, anche sotto il profilo dell’utilizzo delle risorse finanziarie.

Eventuali inosservanze delle procedure previste dai protocolli e dal Codice, da segnalare senza indugio all’Organismo di Controllo sul Codice Etico, compromettono il rapporto fiduciario esistente tra C.I.S. e coloro che, a vario titolo, interagiscono con essa.

Scritture contabili

Le scritture contabili devono essere tenute in maniera accurata, completa e tempestiva nel rispetto delle procedure aziendali previste in materia di contabilità, affinché le medesime forniscano una rappresentazione fedele della situazione patrimoniale-finanziaria e dell’attività di gestione.

A tal proposito, tutti i dipendenti coinvolti a qualsiasi titolo nella predisposizione, aggiornamento e gestione delle scritture contabili devono assicurare la massima collaborazione, in termini di completezza e chiarezza delle informazioni fornite, nonché di accuratezza dei dati e delle elaborazioni.

Per scritture contabili si intendono tutte le documentazioni che rappresentano numericamente fatti gestionali, comprese le note interne ai medesimi afferenti.

RAPPORTI CON L’ESTERNO

Sui rapporti con la pubblica amministrazione ed altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi

Rapporti con le Autorità e le Pubbliche Amministrazioni

I rapporti attinenti all’attività svolta che la Società intrattiene con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, operanti per conto della Pubblica Amministrazione, centrale o periferica, o di organi legislativi, di istituzioni comunitarie, di organizzazioni pubbliche e di qualsiasi Stato estero, devono essere improntati e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle norme vigenti, dei principi fissati nel presente Codice e nei protocolli interni, in modo da non compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti. C.I.S. si impegna a porre grande attenzione e cura nei rapporti con i soggetti sopra indicati e, in particolare ma a titolo puramente esemplificativo, nelle seguenti operazioni: gare d’appalto, contratti, autorizzazioni e concessioni di qualsivoglia natura, rapporti con l’autorità di vigilanza o altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, organi di procedure fallimentari, procedimenti civili, penali o amministrativi etc.

Rapporti con gli operatori sanitari

La Società si impegna, allo scopo di tutelare la salubrità dell’ambiente in cui svolge la propria attività, a conformare il proprio comportamento alla normativa
sanitaria e/o ambientale vigente. A tal proposito, la Società conferma il proprio impegno nel rispetto delle direttive emanate dalle competenti autorità sanitarie locali e nazionali; un trasparente e collaborativo rapporto con le autorità in campo sanitario costituisce un criterio guida nello sviluppo dei propri programmi industriali e commerciali.

Regali, benefici e promesse di favori

C.I.S. fa espresso divieto a tutti coloro che operano nel proprio interesse, in nome proprio o per proprio conto di accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro, doni, beni, servizi, prestazioni o favori non dovuti, anche in termini di opportunità di impiego, in relazione a rapporti intrattenuti con pubblici ufficiali, incaricati di servizio pubblico o soggetti privati, al fine di influenzarne le decisioni, in vista di trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o per qualsiasi altra finalità. Eventuali richieste o offerte di denaro o di favori di qualunque tipo, compresi, a titolo di esempio, omaggi o regali, formulate indebitamente a coloro o da coloro che operano per conto di C.I.S., nell’ambito dei rapporti con la Pubblica Amministrazione o con soggetti privati, devono essere portate immediatamente a conoscenza del Consiglio di Amministrazione per l’assunzione dei provvedimenti conseguenti.

Rapporti con clienti e fornitori

Condotta negli affari

Un corretto e trasparente rapporto con clienti e fornitori rappresenta un aspetto rilevante del successo e dell’immagine della Società; pertanto, è intenzione della medesima proseguire in tale direzione nell’ambito dei rapporti commerciali che intrattiene, nell’esercizio della propria attività, con altri soggetti economici.

In particolare, la selezione dei fornitori e gli acquisti di beni, merci e servizi devono avvenire secondo i principi contenuti nel presente Codice e nelle procedure interne, utilizzando la forma scritta. In ogni caso, la selezione deve avvenire esclusivamente sulla base di parametri obiettivi quali la qualità, la convenienza, il prezzo, la capacità e l’efficienza.

Regali, dazioni e benefici in generale

Nei rapporti commerciali con clienti e fornitori è vietato dare e ricevere denaro, doni, beni, servizi, prestazioni, favori, benefici sia diretti che indiretti, omaggi e regalie. Ove comunque ciò accadesse, deve esserne data tempestiva comunicazione al superiore gerarchico, il quale provvederà ad informare un membro del Consiglio di amministrazione della Società.

VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO - SISTEMA SANZIONATORIO

Segnalazioni delle violazioni

In riferimento alla notizia di avvenuta, tentata o richiesta violazione delle norme contenute del Codice e nei protocolli annessi, sarà cura della Società garantire che nessuno, in ambito lavorativo, possa subire ritorsioni, illeciti condizionamenti, disagi e discriminazioni di qualunque tipo, per aver segnalato la violazione dei contenuti del Codice Etico o delle procedure interne.

A seguito della segnalazione di cui sopra, la Società farà tempestivamente eseguire opportune verifiche ed adeguate misure sanzionatorie.

Linee guida del sistema sanzionatorio

Il sistema di controllo interno deve essere orientato all’adozione di strumenti e metodologie volti a contrastare i potenziali rischi aziendali, al fine di garantire, con elevata probabilità, il rispetto non solo delle leggi, ma anche delle disposizioni e procedure interne. Infatti, la violazione dei principi fissati nel Codice Etico e nelle procedure indicate nei controlli interni compromette il rapporto fiduciario tra la Società ed i propri amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori a vario titolo,
clienti, fornitori, partners commerciali e finanziari.

Tali violazioni saranno quindi immediatamente perseguite dalla Società in maniera incisiva e tempestiva, mediante l’adozione di provvedimenti disciplinari adeguati e proporzionati, a prescindere sia dall’eventuale irrilevanza penale dei medesimi sia, per converso, dall’eventuale instaurazione di un giudizio penale nelle ipotesi in cui le suddette inadempienze costituiscano reato.

Gli effetti delle violazioni del Codice e dei protocolli interni devono essere tenuti in seria considerazione da tutti coloro che, a qualsiasi titolo, intrattengono rapporti con C.I.S.; a tale scopo, la Società provvede a diffondere il presente Codice, i protocolli interni e ad informare sulle sanzioni previste in caso di violazione e sulle modalità e procedure di irrogazione delle relative sanzioni.